我应该使用SharePoint子站点还是元数据？

Question

我们开始使用SharePoint 2013来管理我们部门的流程文档，并且我有一些关于网站结构最佳实践的问题。我有点惊讶我无法通过网络搜索找到答案，因为这似乎是每个新SharePoint用户必须处理的基本问题。

从文件共享环境移动，我努力摆脱这种心态的，我知道的SharePoint在文件共享的诸多好处。我也明白为什么在SharePoint中创建文件夹会强制对文件进行任意分割，而使用元数据的一大组文档可以让您根据不同的需要对文件进行过滤和分组。

什么是困惑我的是，我也看了，它的最好是有太多的子网站不是不够。好像子网站可以很容易地变成伪文件夹，我不确定那条线是在哪里交叉的。

下面是一个例子。

我们有一个致力于我们部门的SharePoint网站。我们创建了一个专门用于将数据加载到我们的业务系统中的应用程序的子站点。它主要掌握有关应用程序的技术文档。这个应用程序支持许多不同的数据源，每个数据源都有自己的加载用户指令，它自己的日程安排（日历），联系人列表，支持文件等。没有任何理由将它们分开来限制访问。但是，将它们全部放在同一子站点似乎并没有太大的价值，因为从事某项工作的人员只想查看该数据源的文档和支持文件。我无法预见有人希望查看跨所有数据源的支持文件，但我可以看到有人希望查看所有数据源组合的时间表。

我的问题是，我应该为每个数据源的应用下单独的子网站或做我只是存储在应用子网站的一切，并通过数据源使用元数据和视图组的东西呢？将特定数据源的所有项目放入其自己的子站点似乎比管理和呈现要简单得多，而不必为每个新文件指定元数据并创建大量视图。但是，我不能动摇我仍在使用文件共享思维的感觉。或者，我可能只是缺少一些SharePoint的基本概念。

任何意见或链接到这个话题良好的讨论将不胜感激。谢谢。

Answer 1

我会建议你使用元数据和观点在一个仓库/网站的数据分开。

我的理由如下：

1. 在SharePoint中，建议使用元数据不是“邪恶” 文件夹（或子网站你的情况）。请记住，维护 多个子网站需要长期的大量管理努力，例如， 例如，某些网站将被继承，而其他网站则会获得其他唯一的 权限。

2. 随着时间的推移，人们旋转，它变得模糊 的是，当数据被储存并在新的数据应该去， 尤其是大体积的子网站。

3. 由于您的案例不涉及机密问题，因此将数据集中并向相关领域工作人员开放，增加了共享和协作现象。相反，使用子网站增加了数据孤岛的可能性。

4. 人都懒惰:)。以我为例，我不想记住所有这些xyz网址，我想去一个地方，并能够获取我需要的一切。